POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias la Compañía Agrícola de María y José sas, adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, en adelante la Política, la cual se encuentra disponible para su consulta en la página www.agricolademariayjose.com y es informada de esta manera a todos los titulares de los datos recolectados y respecto de los cuales Agrícola de María y José sas tiene la calidad de responsable del tratamiento de la información.

1.OBJETO.

 La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que la Compañía Agrícola de María y José sas haya recopilado y que sean susceptibles de tratamiento, a través de la definición de los lineamientos generales de las normas que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación y supresión de los datos personales tratados por la Compañía. En esta política de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la compañía, entre otros.

2.ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Todos los Colaboradores de la Compañía Agrícola de María y José sas, Contratistas, Subcontratistas y terceros que tengan vínculos con esta, así como sus Representantes Legales y Miembros de Junta Directiva. Así mismo, la presente política aplica a Proveedores, Agentes Comerciales, Clientes de la Compañía tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de la Compañía y en general a cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de tratamiento por parte nuestra. La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentren en poder de la Compañía.

3.ALCANCE.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Agrícola de María y José sas, que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.

4.MARCO JURÍDICO.

 El siguiente es el marco jurídico que regula el tratamiento de datos personales en la República de Colombia. 

Constitución Política de Colombia, artículo 15. 

  • Ley 1266 de 2008. • Ley 1581 de 2012. • Decreto 1727 de 2009. • Decreto 2952 de 2010. • Decreto 1377 de 2013. • Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo. • Decreto 2157 de 2021. 

Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del derecho de Hábeas Data y protección de datos personales.

5.DEFINICIONES. 

*Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

*Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

*Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

*Datos Sensibles: datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

*Política General De Tratamiento De Datos Personales: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Agrícola de María y José sas, de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia. 

*Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

*Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

*Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

*Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

*Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que hacen parte de Agrícola de María y José sas. 

*Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar, cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

*Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable”. 

*Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas oficiales y sentencias judiciales. 

*Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. 

*Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.

6.PRINCIPIOS RECTORES QUE APLICAN EL TRATAMIENTO DE DATOS.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política se aplicarán los siguientes principios:

a.Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

b.Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

c.Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

d.Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

e.Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

f.Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley. 

g.Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

h.Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 

i.Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

7.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. 

8.TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

El tratamiento que llevará a cabo los responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como lo establecido en la presente política. 

Los datos recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el tratamiento de sus datos. 

Sin perjuicio de lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

GENERALES.

a.Soportar procesos de auditoría externa o interna. 

b.La ejecución de contratos que se tienen suscritos con Agrícola de María y José sas. 

c.Realizar el pago de obligaciones financieras o contractuales. 

d.Realizar envío de correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de mercadeo, a menos que se indique que no se autoriza alguno de los canales en atención a la Ley 2300 de 2023. 

e.Recepcionar y recolectar los datos necesarios para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de datos personales le corresponda a Agrícola de María y José sas.

f.Para la gestión y atención de consultas de información, quejas y/o reclamos. 

g.Compartir su Información Personal con las centrales de riesgo, para usarla con fines estadísticos, de control, de supervisión y/o comerciales, así como para reportar el cumplimiento de las obligaciones que puedan surgir. 

h.Para campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales. 

i.Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre el titular de los datos de Agrícola de María y José sas.

CLIENTES.

a.Actividades de mercadeo y publicidad a través de los medios de comunicación autorizados de acuerdo con lo indicado por la Ley 2300 de 2023. 

b.Realización de actividades correspondientes a Inteligencia de mercados, e investigación de mercados.

c.Envío de información acerca de los productos de Agrícola de María y José sas, servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas.

d.Envío de noticias consideradas de interés por la entidad. 

e.Encuestas de opinión, y fidelización.

f.Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual que Agrícola de María y José sas, pueda tener con los titulares de datos personales.

g.Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios de los productos. 

h.Atender, gestionar y dar cumplimiento a los servicios de domicilios a través de los canales destinados para tal fin. 

i.Agrícola de María y José sas., podrá Contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política, a menos que los titulares expresen su voluntad de no autorizar alguno de los canales indicados. 

j.En ningún caso Agrícola de María y José sas., enajenará o entregará esta información a un tercero, a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. 

k.Agrícola de María y José sas., podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales. 

l.Agrícola de María y José sas., podrá realizar cualquier actividad requerida para el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente política.

VIGENCIA DE LOS DATOS. 

Agrícola de María y José sas, almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionados se conservarán durante un máximo de veinte (20) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.

CANDIDATOS, TRABAJADORES y EXTRABAJADORES.

El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y extrabajadores estará enmarcado en el orden legal y serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que posee Agrícola de María y José sas., como empleador. La información objeto de tratamiento será utilizada, entre otras, para:

a.Celebrar el contrato de trabajo y proceder con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral y parafiscales, así como al fondo administrador de cesantías. 

b.Cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales en el evento que existieran, derivadas del contrato de trabajo. 

c.Efectuar reportes a autoridades administrativas, de policía y judiciales, cuando estas lo requieran. 

d.Administración de beneficios; pago de nómina; reconocimiento de obligaciones legales, auditorías; reportes contables; análisis estadísticos; interacción con las entidades que manejan o llegaren a manejar el sistema general de seguridad social, entidades recaudadores de parafiscales, Ministerio de Trabajo, UGPP, Superintendencia de Salud, operador de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes, Superintendencia de Industria y comercio, Junta Regional y Nacional de calificación de invalidez; capacitación y formación; acceso a convenios con terceros; entre otros procesos propios de la administración de personal. 

e.Realizar encuestas sociodemográficas con el fin de diseñar actividades y estrategias que resulten en beneficio de los funcionarios. 

f.Desarrollo de capacitaciones. 

g.Monitorear y utilizar las imágenes capturadas a través de los sistemas de video vigilancia instaladas en las instalaciones de Agrícola de María y José sas., con el fin de controlar y verificar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y disciplinarias cuando a ello haya lugar. 

h.La información suministrada por los trabajadores activos, incluyendo la de su grupo familiar y beneficiarios, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por el término que indiquen las normas laborales y contables.

i.La información suministrada por aspirantes o candidatos a ser trabajadores de Agrícola de María y José sas., y que es recopilada en desarrollo del proceso de selección, tiene la finalidad de proceder con la i) verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de la Compañía; ii) programar entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; iii) informar los resultados generales del proceso de selección; iv) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

VIGENCIA DE LOS DATOS. 

Agrícola de María y José sas procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente: 

* Los datos personales tratados con fines de contratación se conservarán durante un máximo de un (1) año a partir de la última interacción del Usuario con la Plataforma de contratación o tras la finalización del procedimiento de selección y contratación, tras lo cual serán anonimizados. Si el Candidato es contratado, los datos recopilados como parte del proceso se procesarán para la gestión de recursos humanos y se almacenarán durante los plazos aplicables a los datos de los empleados. Los registros de acceso a la plataforma se eliminarán automáticamente después de un (1) año.

* La información que en vigencia de un vínculo laboral fue suministrada por ex trabajadores de Agrícola de María y José sas, será conservada por esta en los términos de las normas aplicables en materia comercial, laboral y de riesgos laborales y gestión de la seguridad y salud en el trabajo y permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan, durante un máximo de noventa (90) años, con el objetivo de garantizar los derechos de seguridad social de los ex trabajadores.

PROVEEDORES.

Los datos de nuestros proveedores se recolectan, registran, almacenan, administran, usan, transmiten, actualizan y suprimen bajo las siguientes finalidades: 

a.Realizar gestión administrativa; 

b.Gestión de facturación; 

c.Gestión económica y contable; 

d.Gestión de estadísticas internas; 

e.Encuestas de opinión; 

f.Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales; 

g.Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo; 

h.Atención de consultas de información, quejas yo reclamos; 

i.Realizar envío de correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de mercadeo, a menos que se indique que no se autoriza alguno de los canales en atención a la Ley 2300 de 2023; 

j.Gestionar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de Agrícola de María y José sas.; 

k.Emitir certificaciones relativas a la relación comercial entre el titular del dato y Agrícola de María y José sas.;

l.Entregar información antes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos; 

m.Realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor, 

n.Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere; 

o.Realizar transmisión de datos a cualquier país dentro del marco de la relación comercial entre las PARTES.

VIGENCIA DE LOS DATOS. 

Agrícola de María y José sas procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionado se conservarán durante un máximo de diez (10) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.

9.TRATAMIENTO DE DATOS EN SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA. 

Agrícola de María y José sas., además cuenta con cámaras de seguridad en sus instalaciones, por medio de las cuales las imágenes personales quedarán grabadas cada vez que alguien visite dichas instalaciones. La Compañía informará sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia, La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización, o dentro de los procesos disciplinarios internos de la compañía.

10.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

Agrícola de María y José sas podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular. Para el tratamiento de datos sensibles deberá: 

a.Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

b.Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 

c.No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.

Agrícola de María y José sas en el normal desarrollo de sus operaciones no realiza el tratamiento de datos de menores, sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes legales o acudientes.

VIGENCIA DE LOS DATOS. 

Agrícola de María y José sas., procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado, (ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionado se conservarán durante un máximo de diez (10) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.

11.TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

Como resultado de las presentes políticas y con el único fin de poner en práctica los propósitos descritos, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines señalados anteriormente al personal que conforma la Gerencia General y demás Gerencias regionales, así como a encargados, asesores, contratistas y a otras personas y oficinas, según corresponda. 

Agrícola de María y José sas podrá en cualquier momento subcontratar a terceros para el procesamiento de determinada información. Cuando efectivamente se realice subcontratación con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la obligación de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, de igual manera, les prohibiremos el uso de su información personal para fines propios y les impediremos que divulguen su información personal a otros. 

De igual forma, la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. 

Agrícola de María y José sas ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas de la Compañía, sobre la materia.

12.AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

Agrícola de María y José sas., como responsable del tratamiento de datos personales, ha adoptado procedimientos para solicitar su autorización para el tratamiento de estos e informarle cuales son los datos personales que serán recolectados, así mismo la finalidad y tratamiento para los cuales se obtiene el respectivo consentimiento. Sin embargo, cuando se trate de datos personales que provengan de fuentes públicas entendiendo por los mismos aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público en general, se tiene que estos pueden ser tratados por Agrícola de María y José sas. sin autorización, siempre que por su naturaleza sean datos públicos y no se realice un tratamiento adicional a la consulta, de lo contrario, si se utilizan para otras finalidades se obtendrá autorización del titular de los datos. 

Agrícola de María y José sas dentro de las políticas del tratamiento de datos personales estableció mecanismos para obtener la autorización de los titulares. Se entenderá que la autorización otorgada por el titular a la Compañía cumple con lo establecido en la legislación vigente aplicable a esta materia, cuando ésta se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conducta que permita concluir que el titular otorgó a la Compañía autorización para el tratamiento de datos.

13.PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

Agrícola de María y José sas., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

14.OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA 

a.Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b.Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c.Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e.Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f.Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g.Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

h.Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i.Exigir al Encargado Interno del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j.Tramitar las consultas y reclamos formulados. 

k.Informar al Encargado Interno del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

l.Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

m.Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

n.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

15.DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS 

a.Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

c.Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. 

d.Actualizar la información reportada por Agrícola de María y José sas dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

e.Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.

f.Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos. 

g.Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando el titular de los datos haya realizado un reclamo a Agrícola de María y José sas. 

h.Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 

i.Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

k.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

l.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

16.DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN

 El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

b.Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. 

c.Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d.Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y esta política.

e.Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

f.Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista deber legal o contractual que impida eliminarlos. 

g.Abstener de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.

17.ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMACIONES

Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información o para consultar sus datos personales, solicitar que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos o para revocar la autorización dada para su tratamiento, puede contactarse con el correo electrónico contacto@agricolademariayjose.com

18.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales Agrícola de María y José sas, quien obra como responsable de las bases de datos, establece el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de derechos. 

Para la atención de la petición, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información: 

*Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales. 

*Número de identificación del titular de los datos personales. 

*Datos de contacto del titular de los datos personales. 

*Dirección física y/o correo electrónico. 

*Teléfonos de contacto. 

*Motivo o hechos que dieron lugar a la reclamación. 

*Solicitud expresa del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimirla, etc.) 

*Documentos o soportes – si aplica. 

La CONSULTA será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de protección de datos Ley 1581 de 2012, podrán presentar un RECLAMO ante Agrícola de María y José sas o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Agrícola de María y José sas o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 

2.Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 

3.Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

4.En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

5.Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

6.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

19.REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DEL MANEJO DE DATOS

Le informamos que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a Agrícola de María y José sas, como responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 

Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que su solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos usted tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de Agrícola de María y José sas. 

20.QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Agrícola de María y José sas o Encargado del Tratamiento. 

21.SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS. 

Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011: 

*La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

*En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. 

*La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad. 

22.MEDIDAS DE SEGURIDAD.

agrícola de María y José sas cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos que administra para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros. No obstante, Agrícola de María y José sas se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control, así como de cualquier situación que no le fuera imputable.

Además de lo anterior se desarrollaron elementos de orden contractual, con el ánimo de fortalecer la responsabilidad de los encargados y en general de quien tenga acceso a las bases de datos, como:

1.Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros. 

2.Acuerdo de confidencialidad en los contratos laborales de empleados. 

3.En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones. 

Agrícola de María y José sas se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de estos. 

23.CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo. 

24.VIGENCIA.

La presente Política entrará en vigor a partir de ENERO de 2025. Las bases de datos en la que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información o cuando se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.